Felengedés - Engedjük ki a szellemet a palackból!

A sorozat első részében megismerkedhettek azzal, hogy miért érdemes a Lean filozófiát az üzemcsarnokon kívül is alkalmazni, és ami talán még fontosabb, hogy miért és hogyan, az ember minden nemű változtatás kulcsa.

A Lewin-féle felengedés-mozgatás-megszilárdítás hármasból hogyan értelmezhető az első, a felengedés lépése, adminisztratív, szolgáltató környezetben? Hogyan hívhatjuk fel a figyelmet a rendszerben rejlő veszteségekre és teremthetjük meg, majd tarthatjuk fenn kollégáinkban a változtatás iránti igényt?

A változás igénye az első mérföldkő a Lean átalakulás útján. Ha nem észleljük a problémákat, és ebben nem segítjük kollégáinknak, akkor soha nem jutunk majd el a megoldásokig. Ha nem értik, miért szükséges változtatni mindennapi munkamódszereinken, a Lean bevezetése egy újabb kívülről jövő hóbortnak tűnhet, amit mindenki igyekszik átvészelni. Arról nem is beszélve, hogy ha nem sikerül munkatársaink figyelmét ráirányítani a Lean szemüvegén keresztül oly egyértelmű veszteségekre, akkor a Lean kezdeményezésben csak a saját munkájukat kritizáló ellenségképet látják majd meg (amely ellen minden eszközzel fel kell lépni).

Hogyan teremthetjük meg az irodában a fejlődés iránti igényt? Hogyan engedhetjük ki a szellemet a palackból, hogy megindulhassanak a változások? Ezen kérdések megválaszolásához először meg kell vizsgálni, hogy mely tényezők befolyásolják pozitívan illetve negatívan a változások végrehajtását. Szintén Lewin nyomán tekintsük sorra ezeket a hajtó- és fékezőerőket.Azonban ha meglátjuk az értelmét és tudjuk, hogy miért és hol van szükségünk a változtatásra, akkor belülről fakadó igény és hajlandóság alakul ki a fejlődésre. Ha mindehhez biztosítjuk a megfelelő feltételeket is (Lean elvek és eszközök palettája), azzal kinyithatjuk a lehetőségek széles tárházának ajtaját, amelyen a kollégáink már maguktól akarnak belépni, és nem kell őket kívülről jól "megmotiválni a leanezésre".

Hajtóerők:

1. Mindenhol vannak régóta lappangó, sokakat zavaró problémák, amelyekkel megszokásból vagy a megoldásukra szánható idő hiánya miatt már mindenki megtanult együtt élni. Most itt a lehetőség a felszámolásukra.
2. A Lean nem földtől elrugaszkodott elveket hangoztat, hanem olyanokat, hogy dolgozzunk egyszerűbben, okosabban, és megadja a megvalósításhoz szükséges eszközöket is. A józan észre alapoz.
3. Egyre inkább jellemzőek a szaporodó teendők, változatlan erőforrás felhasználás, létszámstop mellett. Így felmerül a kollégákban az igény, hogy hogyan lehetne okosabban, hatékonyabban dolgozni.

Fékezőerők: Bizonyára hallani fogják a most következő kifogások némelyikét.

1. A korábbi próbálkozások kudarcai: "Már ezerszer elmondtam, hogy mi zavar, de soha nem történik semmi."
2. A Lean-t az iparban, az ottani problémákra találták ki: "Ez nem autóipar, a mi munkánk nem mérhető pontosan."
3. A szellemi munkát végzőket mindenhol kiemelten kezelik: "Ez nem egy "zöld gomb/piros gomb" munka."

A felsorolt kifogások kezeléséhez, valamint a pozitív tényezők hangsúlyozásához mindenképpen szükséges a megfelelő minőségű és elegendő mennyiségű kommunikáció. Új rendszerek bevezetésénél ahhoz, hogy az információ a kívántaknak megfelelően jusson el a kollégákhoz, a vezetésnek egységesen kell nyilatkoznia, és legalább háromszoros gyakorisággal, mint a normál munkamenetet érintő esetekben.

A kommunikáció önmagában azonban nem elég, a tetteknek is a hangoztatott elveket kell tükrözniük. Így a Lean projekt indításakor a következőket semmiképp sem szabad figyelmen kívül hagyni.

1. Ha a kollégák megtisztelnek azzal, hogy jelzik a munkafolyamattal kapcsolatos problémáikat, foglalkozzunk velük, és oldjuk meg azokat.
2. Vonjuk be őket, de ne csak a problémafeltárásba, hanem a megoldásba is.
3. Hagyjunk számukra időt a változtatások céljának megértésére, majd az új munkamenetre való átállásra.
4. Számoljuk fel a régi renden alapuló elismerési rendszert, és hozzunk létre egy olyat, amely az új, Lean szemléletet támogatja.

Manapság gyors és látványos eredményeket akar mindenki elérni és látni, de ne feledjük el, hogy a Lean valójában kultúraváltoztatás, ami nem megy egyik napról a másikra.

Hogyan nyerhetjük meg hosszú távon az embereket? Nem akarok senkit elkeseríteni, de fejekben nem fog varázsütésszerűen lezajlani az átalakulás. Lesznek kétkedők, lesznek kisebb-nagyobb hibák. De ha egy egységes csapatként, mindenki bevonásával lépünk a Lean átalakulás útjára, hosszú távon a közös munka meghozza gyümölcsét.

Ha végre nem hagyjuk figyelmen kívül a Lean 7+1 vesztesége közül azt a +1-et, az emberi tudás és kreativitás parlagon hagyását, és építeni kezdünk kollégáinkra, biztosan elnyerjük támogatásukat.

Kövesse figyelemmel hírlevél sorozatunkat, és gazdagodjon hasznos ismeretekkel, miközben minden eddiginél jobban elmélyülhet a Lean összefüggésrendszerének világában!

Ne „csak” eredményeket érjen el a Leannel, hanem legyen kiemelkedően eredményes és egyben népszerű is általa. Keresse Péczely György Lean-tanácsadónkat a Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. email címen vagy a +36-20-330-5545 telefonszámon.