Ismerje meg a szolgáltató, irodai folyamatokra alkalmazható Leant!

Optimális folyamatok, javuló eredmények a szolgáltató szektorban és az irodában? Lean megoldásokkal igen!

Ma már hazánkban is számos, eddig főként termelő vállalat alkalmazza a Lean filozófiát és eszközrendszerét folyamatainak fejlesztésére. A Lean azonban nem csupán a termelő vállalatok kiváltsága, a szolgáltató szektorban is ugyanúgy megvan a létjogosultsága a hatékonyság növelésében (sőt!), mint az autógyártóknál. A Lean alapelvei – bár első hallásra talán kissé hihetetlen módon - e területen is sikerrel alkalmazhatók, természetesen a bevethető eszközrendszer megfelelő testreszabásával. Hogyan, miként lehetséges ez?

Legelőször is, érdemes belátni, hogy a Lean természetéből fakadóan sem lehet pusztán ipari jelenség, mivel a Lean alapvetően gondolkodásmódot közvetít: dolgozzunk veszteségmentesen, teremtsünk értéket a vevő számára, maximálisan használjuk a rendelkezésre álló emberi erőforrásokat, gondolkozzunk hosszú távon. A felsorolt elvek szerinti működés tényleg csak az iparban vezet eredményességhez? Bár a Lean eszközei eredetileg az autóipari igényekhez mérten alakultak ki, mégis, ki az, aki azt állítja, hogy az autóiparban nincsenek szolgáltatói, vagy irodai folyamatok, amelyek hatékonysága javítható lenne?

Még termelő vállalatok esetén sem elegendő kizárólag a termelő folyamatokra koncentrálni, a hosszú távú és folyamatos fejlődés elérésére érdekében ki kell tekinteni az üzemcsarnokon kívülre, a termelést kiszolgáló folyamatokra is. Nem is beszélve arról, hogy magához a termeléshez is rengeteg kötelező adminisztráció tartozhat, melyek optimalizálása a termelésben már jól megszokottól eltérő szemléletet igényel.

Nem véletlen hát, hogy a szolgáltatóiparban is egyre nagyobb az érdeklődés a Lean iránt. A Lean elvrendszere és eszköztára segítségével bármely szolgáltató, vagy irodai folyamat hatékonysága jelentős mértékben javítható, fejleszthető.

Tanácsadóink több éves tapasztalattal rendelkeznek Lean, 5S, Kaizen, Értékáram elemzési és fejlesztési projektek bevezetése terén, melyek sikerének minden esetben a magas szakmai színvonalat képviselő, gyakorlatias, az adott vállalat igényeinek leginkább megfelelő munkavégzés az alapja.

Hogyan alkalmazható a Lean az irodában vagy szolgáltató folyamatok fejlesztésére?

Ipari körökben manapság már nemigen találkozhatunk olyan vállalattal, amely ne próbálkozott volna a Lean vagy legalábbis valamelyik eszközének bevezetésével, alkalmazásával. A Lean alapelvek mentén elért ipari sikerek azonban megfelelő testre szabással a szolgáltató szektorra illetve adminisztratív területekre is kiterjeszthetők.

Önnél előfordulnak a következő jelenségek?

  • Sok folyamatban lévő ügy, régóta húzódó megoldatlan feladat
  • A napi szinten elvégzendő feladatok száma és státusza láthatatlan
  • A termelésbeli Lean bevezetése során felmerült problémák túlmutatnak az üzemcsarnok határain
  • Célszerűtlenül elhelyezett dokumentumok, átláthatatlan fájl és mapparendszer
  • Részlegek közötti kommunikációs problémák: egymástól függetlenül „szigetszerűen” működő részlegek
  • Papírhegyek, adminisztrációs túlterheltség
  • Többszörös adatgyűjtések, nehézkes információ felhasználás
  • Pontatlan, hiányos információáramlás
  • Reaktív (eseményre reagáló) problémamegoldás
  • Vásárlói (legyen akár külső, vagy folyamaton belüli vevő) elégedetlenség, reklamációk
  • Magas működési költségek
  • A mindennapi hajtásba belefásult, túlterhelt kollégák

Lean működés következtében várható eredmények:

  • Csökken a vásárlói reklamációk száma, a nem megfelelő teljesítés miatti többletmunka
  • Nagyobb rugalmasság, jobb reakciókészség a kereslet változására
  • A lehető legrövidebb átfutási idő, a folyamatok és végrehajtásuk ütemezésének optimalizálásával
  • Nem értékadó munkák mennyiségének minimalizálása
  • Fölösleges dokumentálás (papír alapú és/vagy digitális) megszűnése
  • Szervezettebb, tisztább, ergonómikusabb (biztonságosabb, emberközelibb) munkakörnyezet
  • Felszabaduló munkaterületek, a rendelkezésre álló területek jobb kihasználása
  • A munkaerő rendelkezésre álló idejének javuló kihasználtsága
  • Új kollégák betanulási idejének csökkenése
  • Könnyebb alkalmazkodás a munkaerőt érintő változásokhoz (szabadságolások, hiányzások)
  • Javuló munkamorál
  • Javuló kommunikáció
  • Az egyes szervezeti egységek „szigetszerű” működésének feloldódása
  • Folyamat hatékonysági mutatók javulása
  • Átlátható, minden érintett számára világos folyamatok
  • Mindez javuló vevőkiszolgálás és elégedettség mellett.

A Lean bevezetésének következtében várható néhány mérhető változás:

  • Termelékenységi, hatékonysági mutatók emelkedése (10…25 %)
  • Jobb területkihasználtság következtében felszabaduló iroda terület illetve elektronikus tárhely (10…50 %)
  • Átfutási idők csökkenése (10…60 %)
  • Tevékenységek átadás- átvételi gyakoriságának csökkenése (30…80 %)
  • Értéket nem teremtő tevékenységek elhagyásával és egyszerűsítésével az értékfolyamatok lépéseinek csökkenése (20…60 %)
  • Korrektív tevékenységek csökkenése (10…30 %)
  • A folyamatbeli hibák mennyiségének csökkenése (80..95 %)
  • A vevőkiszolgálás javulása (20..40 %)
  • Új kollégák betanulási idejének javulása (30…75 %)

Az irodai, szolgáltató Lean (Lean office) fő eszközei

  1. Just in Time: az éppen időben elve szolgáltató és irodai Lean folyamatokra is értelmezhető, csak ebben az esetben információk, riportok, ajánlatok stb.
    • az információ mélységére vonatkozóan megfelelő mennyiségű,
    • a befogadók számára releváns, megfelelő minőségű,
    • az érintett személyeknek,
    • a számukra szükséges időpontban való eljuttatását jelenti.
  2. Veszteségek eliminálása: a Lean által értelmezett 7 fő veszteségforrás (túltermelés, várakozási idő, felesleges szállítás, túlmunkálás, raktározás, felesleges mozgatás, selejt) közül szolgáltató és adminisztratív folyamatokra leginkább jellemzőek a:
    • várakozás: vállalati hierarchiából, jogosultság különbségekből fakadó többszörös ellenőrzések.
    • raktározás: adatok, dokumentumok tárolása.
    • selejt, újramegmunkálás: minden elkészült munka, végrehajtott szolgáltatás, amely nem egyezik meg a vevő igényével, legyen az folyamatközi vevő, vagy végső felhasználó.
    • „gyártási” folyamatveszteség: a vevő által értékelhetőnél szélesebb szolgáltatáscsomag nyújtása, amely számára felesleges elemeket is tartalmaz, vagy felesleges információk gyűjtése, adminisztrálása, riportálása.
  3. Láthatóvá tétel (Vizualizáció): Egy kép sokkal gyorsabban jut el az agyunkba, mint egy felirat vagy akár, mint a beszéd. Ennek különösen fontos szerepe van az irodai Lean alapú információközlésben, ahol a folyamatok többnyire láthatatlanul mennek végbe. Tegyünk minden munkához fontos fontos információt láthatóvá, hogy könnyebb legyen:
    • az egyes feladatok átadása, átvétele
    • stabil munkakörnyezet kialakítása
    • a hibák megelőzése, észlelése
    • előírások, feladatok, tervek, célok betartása
    • új információk közlése
    • kommunikáció
  4. Standardizálás: Munka és folyamatstandardok létrehozása. A legjobb gyakorlatok összegyűjtése, szabványosítása és alkalmazása. A standardok segítik az eltérések felismerését és okaik kivizsgálását.
  5. Hibamentes működés: Célja a tevékenység hibáinak azonnali észrevétele és hosszú távú proaktív kiküszöbölése. Tehát hiba esetén ne elégedjünk meg annyival, hogy kijavítjuk. A Lean a Deming féle PDCA (Plan, Do, Check, Act) ciklust alkalmazza a hibaokok megszűntetésére. Lényege: Tervezd meg, hogy mit tehetnél! Tedd meg! Ellenőrizd le, hogy működőképes e! Használd fel a kapott eredményt (terjeszd ki minden hasonló munkafolyamatra)! 
  6. „Empowerment”: A hazai vállalatoknál uralkodó gyakorlat néhány kivételtől eltekintve nem fordít kellő figyelmet a munkaerőben rejlő kreativitás és szellemi képességek támogatására és gyümölcsöztetésére.
    A valóság az általános hittel szemben az, hogy a működés sikeressége és hatékonysága szempontjából a képzés kiemelten fontos, itt érhető el a legjobb ráfordítás-megtérülési mutató. Az emberek lehetőséget kapnak az önmegvalósításra. A dolgozók „átalakítása” biorobotból kreatív, a problémákat nem csak észrevevő, de megoldó lénnyé a Team munka megvalósításával párosítva eddig nem látott távlatokat nyithat meg minden vállalat előtt.

Néhány további eszköz, amelyeket a szolgáltató / irodai Lean használ:

  • Jidoka (hibafelismerő automatizmusok),
  • Makigami (irodai VSM)
  • Poka-Yoke (hibalehetőségek megszűntetése),
  • One Piece Flow (egy darabos folyam)
  • stb…

Kinek ajánljuk az irodai, szolgáltató Lean-t?

Miden olyan szervezetnek, amely irodai vagy szolgáltató folyamatainak fejlesztését tűzte ki céljául, vagy ezen területek erősítésében látja a további Lean fejlődés lehetőségét. Nem ígérhetünk gyors sikert. A TPS / Lean kialakulása 30 évbe telt, irodai és szolgáltató folyamatokra történő alkalmazása pedig még napjainkban válik egyre népszerűbbé. Szerencsére nekünk már birtokunkban van a szükséges tudás, de egy jól működő Lean vállalat kialakulása így is jellemzően 3-4 év. Szükséges a szemléletváltás és az is, hogy ne csupán egy magasugró projektet alakítsunk ki, hanem egy később önmagától megmaradó és magát fejlesztő folyamatot. 

 

Vállaljuk:

A Lean menedzsment teljes vagy részbevezetésének tanácsadói irányítását, rész-tréningek megtartását, pl.:

  • Lean felsővezetői tájékoztató (1 óra)
  • Kaizen menedzser tréning (2 nap)
  • Az irodai Lean kialakítása (1 nap),
  • Az irodai Lean alkalmazása, beillesztése a vállalati gyakorlatba (1 nap),
  • Lean orientációs képzés felső-középvezetőknek
  • Lean képzés széleskörű dolgozói rétegeknek,
  • Lean vizualizáció I. (2 nap)
  • Lean vizualizáció II. (2 nap)
  • Lean Mérések, Módszerek, Mérőszámok (2 nap)

 

Péczely GyörgyKövesse figyelemmel hírlevél sorozatunkat, és gazdagodjon hasznos ismeretekkel, miközben minden eddiginél jobban elmélyülhet a Lean összefüggésrendszerének világában!

Ne „csak” eredményeket érjen el a Leannel, hanem legyen kiemelkedően eredményes és egyben népszerű is általa. Keresse Péczely György Lean-tanácsadónkat a Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. email címen vagy a +36-20-330-5545 telefonszámon.

 

tn pas cher nike tn pas cher golden goose saldi golden goose saldi golden goose saldi golden goose saldi golden goose saldi golden goose saldi air jordan pas cher air jordan pas cher jordan pas cher air jordan pas cher air jordan pas cher hogan outlet online hogan outlet hogan outlet online hogan outlet online hogan outlet online hogan outlet online hogan outlet online hogan outlet online scarpe casadei outlet scarpe casadei outlet scarpe casadei outlet scarpe casadei outlet scarpe casadei outlet

2016. Lean3 - A.A. Stádium Kft.

Impresszum

about.me/aastadium